De Opdracht
Taskforce is een Nederlands online marketingbureau met een team van 24 mensen. Met meerdere klantgesprekken per dag is het bijhouden van gesprekken, beslissingen en opvolgtaken essentieel voor het onderhouden van sterke klantrelaties.
Managing Director Quint van der Meer benaderde Simplicity Labs met een praktische uitdaging: zijn consultants vonden het lastig om volledig betrokken te zijn bij meetings terwijl ze ook alles moesten vastleggen. Belangrijke details gingen verloren, en het team had een manier nodig om aanwezig te blijven in gesprekken zonder documentatie op te offeren.
De Uitdaging
De vergaderworkflow van het team had verschillende problemen:
- Verdeelde aandacht — Consultants moesten hun focus verdelen tussen contact maken met klanten en notities schrijven. Tijdens een goede brainstorm zijn er tientallen ideeën die het waard zijn om vast te leggen, maar ze opschrijven haalt je uit het gesprek.
- Verloren actiepunten — Taken die tijdens meetings werden genoemd, werden vaak niet vastgelegd, wat leidde tot gemiste opvolgingen
- Inconsistente documentatie — De kwaliteit van notities varieerde afhankelijk van wie ze maakte en hun werkdruk die dag
- Informatiegaten — Met meerdere kanalen en specialisten die aan verschillende accounts werken, was het moeilijk om bij te houden wat er gebeurde in meetings waar je niet bij was
Het team had andere transcriptietools geprobeerd, maar die leverden niet de kwaliteit of het format dat het team nodig had.
“Tijdens een goede brainstorm zijn er heel veel ideeën die je wilt opschrijven. Maar je wilt niet afgeleid worden door dat te doen.”
— Taskforce
De Oplossing
Simplicity Labs ontwikkelde een geautomatiseerde workflow die vergadersamenvattingen vastlegt, verwerkt en aflevert zonder handmatig werk.
We bouwden dit met n8n, een low-code automatiseringsplatform. Hoewel we ook custom AI agents ontwikkelen met frameworks zoals LangGraph voor complexere scenario’s, was n8n hier de juiste keuze. Het geeft Taskforce inzicht in de workflow en de mogelijkheid om zelf aanpassingen te maken indien nodig.
De geautomatiseerde vergader-workflow in n8n, van Fireflies transcriptie tot Slack aflevering
Automatische Opname & Transcriptie Fireflies.ai neemt automatisch deel aan elke Google Meet, neemt op en transcribeert het gesprek op de achtergrond. Niemand hoeft eraan te denken om de opname te starten.
AI-Gestuurde Extractie Binnen 15 minuten na het einde van de meeting verwerkt AI het transcript en haalt eruit:
- Een samenvatting van belangrijke discussiepunten
- Actiepunten met toegewezen eigenaarschap
- Genomen beslissingen en toezeggingen
- Opvallende zorgen die zijn geuit
Slack Aflevering De verwerkte samenvatting arriveert direct in het relevante Slack-kanaal, geformatteerd en klaar om te lezen.
De workflow draait volledig automatisch. De meeting eindigt, en binnen enkele minuten heeft het team een complete samenvatting. Alle afspraken — budgetverhogingen, doelwijzigingen, toezeggingen — staan nu digitaal op papier.
Resultaten & Impact
De automatisering levert bescheiden tijdsbesparing maar grote kwaliteitsverbeteringen. Hoewel 2,5 uur per week besparen waardevol is, ligt de echte impact in hoe het klantinteracties en teamcoördinatie transformeert.
Tijd & efficiency metrics:
| Metriek | Resultaat |
|---|---|
| Tijd bespaard per meeting | 5 minuten |
| Tijd bespaard per week | 2,5 uur voor het hele team |
| Meeting coverage | 95% van de meetings nu gedocumenteerd |
| Verwerkingstijd | Samenvatting binnen 15 minuten afgeleverd |
Kwaliteitsverbeteringen:
- Volledige klantfocus — Consultants kunnen volledig aanwezig zijn in gesprekken in plaats van verdeeld tussen luisteren en notities maken
- Geen gemiste actiepunten — Elke taak en toezegging wordt automatisch vastgelegd, waardoor vergeten follow-ups worden geëlimineerd
- Consistente documentatie — Kwaliteit hangt niet meer af van wie de notities maakte of hoe druk ze het die dag hadden
- Betere klantrelaties — Het sturen van professionele recaps na elk gesprek versterkt vertrouwen en verantwoordelijkheid
- Teambreed overzicht — Specialisten kunnen elke meeting van verschillende accounts bijhouden, waardoor informatiesilos worden verminderd
“Met veel kanalen is het lastig om alle verschillende meetings voor de specialisten bij te houden. Nu kan iedereen lezen wat er is gebeurd.”
— Taskforce
Klanttestimonial
"Het team van Simplicity Labs begreep onze uitdaging meteen. Als je notities maakt, is het lastig om echt te focussen op het gesprek. Nu kunnen onze consultants volledig aanwezig zijn bij klanten, en alle afspraken komen automatisch op papier. Budgetwijzigingen, doelstellingen, toezeggingen - niets gaat meer verloren."
Belangrijkste Lessen
Automatiseer documentatie, focus op relaties. Notities maken tijdens klantgesprekken is een afleiding. Het automatiseren van deze taak stelt het team in staat om zich te concentreren op wat ertoe doet — de klant.
Lever informatie waar mensen werken. Slack is waar het team van Taskforce werkt. Samenvattingen daar afleveren zorgt ervoor dat ze gelezen en opgevolgd worden.
Samenvattingen boven transcripties. Een gerichte samenvatting met duidelijke actiepunten is praktischer dan een volledig transcript. Het team had eerder andere tools geprobeerd, maar de kwaliteit was er niet.
Moe van je aandacht verdelen tussen klanten en notities maken? Laten we praten over het automatiseren van je vergader-workflow.